Meer rendement uit je evenement? Een dagvoorzitter!
door Lorraine Vesterink
Een dagvoorzitter voegt waarde toe aan een evenement of beurs. De investering in een dagvoorzitter of moderator haal je er makkelijk uit.
Alles loopt op tijd
Hoe vaak hoor ik niet. ‘Hé wat gek, normaal beginnen we en eindigen we nooit op tijd! Zowel tijdens de dagelijkse vergaderingen als op evenementen loopt het bij onze organisatie altijd uit.’ Met een dagvoorzitter voorkom je dat. Een goede dagvoorzitter zorgt dat alles op tijd verloopt, maar dit is niet het enige… Een effectieve dagvoorzitter neemt daarnaast een aantal taken van de geluidsman en de congresorganisatie over. Daar zit de eerste besparing. De presentaties worden bijvoorbeeld vooraf verzameld en staan al klaar op de laptop. Bij voorkeur zijn ze voorzien in de huisstijl van de organisatie. De sprekers worden van te voren benaderd, zodat ze optimaal zijn voorbereid. Ze worden ontvangen en voorzien van de juiste apparatuur zoals een headset en een pointer.
Vollere zalen
Mijn ervaring is dat sessies op een beurs beter bezocht worden door een dagvoorzitter. Tijdens de energievakbeurs en ecomobiel zette bijvoorbeeld de Rijksoverheid mij in als hun dagvoorzitter. Er waren 19 sessies waarvan bij 16 sessies er meer bezoekers waren dan op de andere plekken. Door het inzetten van een dagvoorzitter in combinatie met een proactieve hostess was Theater Rijksoverheid het drukst bezochte theater op de energievakbeurs beurs. Bekijk de spontane reactie van geluidsman Mark na afloop van de beurs. Mark liep drie dagen alle theaters op de beurs langs. Beluister hier wat hem opviel tussen een theater mét en zonder dagvoorzitter.
Goede energie
De echte waarde van een dagvoorzitter is het toevoegen van een goede energie in de zaal. Op die manier wordt het optimale uit sprekers gehaald en komt de boodschap van de organisatie doeltreffender over. ‘Daarnaast was het grootst verschil dat er een goede sfeer in de zaal was met dagvoorzitter’, aldus Mark. Dat is het grootste voordeel van een energieke dagvoorzitter. De sprekers worden niet alleen goed begeleid, ze worden professioneel aangekondigd, zodat het publiek begrijpt met welk kaliber spreker ze te maken hebben. Op een natuurlijke manier wordt een groot applaus afgedwongen. En er worden prikkelende vragen gesteld, zodat een interactieve sessie ontstaat. Door deze combinatie wordt het maximale uit de sprekers gehaald. En komt de boodschap van de sprekers nog beter over.
Na afloop van de sessies werden de vele bezoekers ontvangen in de stand van Rijksoverheid. Daar ontvingen ze advies op maat door de adviseurs van Rijksoverheid en RVO. Ook de adviseurs zaten vol goede energie, mede dankzij de ‘energizer’ voorafgaand aan de beursdag met het team begeleid door de dagvoorzitter.
De drie belangrijkste voordelen op een rij:
- Alles loopt op tijd
- Vollere zalen
- Goede energie
Meer weten? Bekijk hier meer informatie over een unieke dagvoorzitter of neem direct contact met ons op.
